En gran cantidad de empresas, en especial en las Pymes, oigo una frase que es ya casi un lema:

“Estoy muy ocupado para reuniones. Tengo mucho que hacer”

Esta es una excusa perfecta para seguir a nuestro ritmo, sin dar explicaciones a los demás y para que “nadie” se meta en nuestro reino de taifas. Si eres un autónomo lo entiendo, pero si formamos parte de una microempresa o mediana empresa las reuniones son fundamentales porque nuestro departamento no es un ente individual y si no está coordinado con los otros departamentos, aguas arriba y aguas abajo, el servicio que damos al cliente puede ser defectuoso y lo peor, no saber por qué. Las grandes empresas ni las menciono ya que esto forma parte de su ADN más básico. Las reuniones de trabajo son una herramienta fundamental de comunicación interna útil en aras a alcanzar los objetivos empresariales. Pero, como todo en la vida, éstas deben ser eficientes. Para ello deben seguir unas pautas básicas tales como:

· Definir con tiempo el motivo de la reunión: cada persona debe saber qué tema/s se van a tratar en la reunión. No se debe entrar en puntos que no estén previamente definidos.

· Invitar a las personas estrictamente necesarias: no olvidemos que para una reunión de dos horas con ocho personas se están invirtiendo dieciséis horas totales.

· Poner hora de comienzo y de fin: así evitaremos empezar a hablar de los aspectos importantes y acabar con disquisiciones filosóficas sobre Saturno y Plutón. Es decir, ir al grano en el tiempo acordado.

· El ambiente debe ser distendido para que puedan surgir buenas ideas, soluciones a problemas o quizás mejores formas de hacer las cosas. Si el ambiente es tenso raramente las personas participarán abiertamente.

· Realice un acta donde se reflejen los compromisos fruto de la reunión y un cronograma para llevarlos a cabo. No tiene sentido hacer una reunión en la que no se identifican problemas, soluciones potenciales y plazos para llevarlas a cabo. Las reuniones son una excelente oportunidad para solventar problemas en equipo.

· Cierre, en la reunión actual, la fecha de la siguiente reunión. De esta forma tendremos objetivos a acometer a corto plazo siendo así más fácil de cumplir que si nos marcamos un plazo largo, o peor, indefinido.

Una pregunta también común es ¿cuántas reuniones debo tener con mi equipo? La respuesta es bien sencilla: las necesarias. Si planificamos una reunión semanal cuando solo es necesaria una mensual éstas perderán utilidad y entraremos en la rutina de “reunirse por reunirse”. Mejor pocas y eficientes. Otro aspecto que no debemos olvidar es que las reuniones deben tener un objetivo u objetivos claros y definidos por lo que debemos responder a las siguientes preguntas: ¿Para qué nos vamos a reunir? ¿Qué queremos obtener de esta reunión? ¿En cuánto tiempo?

Espero que con estos pequeños consejos comience a implantar en su organización las reuniones de forma habitual ya que usando el refranero español “cuatro ojos ven más que dos” y, consecuentemente, cuatro cerebros, pueden lograr tener mejores ideas y encontrar mejores soluciones que uno solo. ¡Ánimo!